大切な方を送る葬儀において、受付は参列者が最初に立ち寄る場所であり、いわば葬儀の「顔」となる重要な役割を担います。
初めて葬儀の受付を任された方は、「どんなことをするのだろう」「失礼があってはいけない」と不安に感じているかもしれません。
葬儀受付担当者には、故人への敬意を表し、ご遺族に寄り添いながら、円滑に参列者をお迎えし、必要な手続きを進めるという大切な役割と流れがあります。
この記事では、葬儀受付の具体的な仕事内容から、当日の流れ、知っておくべきマナーや心構えまで、受付担当者が自信を持って務められるよう、詳しく解説していきます。
葬儀受付担当者の基本的な役割とは
葬儀の受付は、単に参列者をお迎えするだけでなく、その後の式の進行にも関わる大切な業務です。
受付担当者は、ご遺族から任された大切な役割を十分に理解し、責任を持って務める必要があります。
ここでは、葬儀受付担当者が担う基本的な役割について、具体的に見ていきましょう。
参列者をお迎えする最初の顔として
受付担当者は、葬儀会場に到着した参列者が最初に接する人物です。
そのため、その対応一つ一つが、参列者のその日の印象を大きく左右します。
参列者の方々を温かくお迎えし、丁寧な言葉遣いと落ち着いた態度で接することが最も基本的な役割と言えるでしょう。
受付の雰囲気は、そのまま葬儀全体の印象につながると言っても過言ではありません。
例えば、雨の中を来られた方には「足元のお悪い中、ありがとうございます」と一言添えるなど、相手への配慮を示すことが大切です。
私が受付を担当した際、高齢の参列者の方が道に迷われたことがありました。
その時に、ただ会場を案内するだけでなく、少し立ち止まって体調を気遣う言葉をかけたところ、大変安心された様子でした。
このように、一人ひとりの状況に合わせた心遣いが求められます。
受付担当者が持つべき心構えとして、常に故人を偲び、遺族に寄り添う気持ちを忘れず、適切な身だしなみと言葉遣いを心がけることは、この最初の顔としての役割を果たす上で非常に重要です。
参列者の方々は様々な思いを抱えていらっしゃいます。
その気持ちに寄り添い、安心感を与えられるような対応を心がけましょう。
香典・弔電の受け付けと管理
受付業務の中心となるのが、香典や弔電の受け付けです。
参列者から香典を受け取る際は、両手で丁寧に受け取り、お礼の言葉を述べます。
「恐れ入ります」「頂戴いたします」といった丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
受け取った香典は、その場で金額を確認するのではなく、後で責任者やご遺族と一緒に確認するのが一般的です。
また、香典帳への記帳をお願いすることも重要な業務です。
氏名、住所、金額などを正確に記入していただくよう案内します。
記帳台が混み合うことも想定されるため、スムーズに記帳が進むように、筆記用具を多めに用意したり、記帳スペースを確保したりといった配慮も必要です。
記帳に不慣れな方や、手が不自由な方には、優しくサポートすることも求められます。
弔電が届いた場合は、差出人名と宛名をすぐに確認し、指定されたタイミングで遺族や葬儀社スタッフに渡せるように整理しておきます。
受け付けた香典や弔電は、紛失することのないよう厳重に管理し、責任者やご遺族に間違いなく引き継ぐ責任があります。
香典や弔電の受け渡しは、金銭や重要な情報を取り扱うため、細心の注意と正確さが求められる業務です。
一つ一つを丁寧に扱い、間違いがないように確認を怠らないことが大切です。
葬儀当日の受付業務の流れ
葬儀当日の受付業務は、式の開始前から始まり、告別式や火葬への出棺まで続きます。
事前に全体の流れを把握しておくことで、落ち着いて対応することができます。
ここでは、受付業務の一連の流れを追ってみましょう。
受付開始前の準備と確認事項
受付業務は、参列者が到着する1時間ほど前から準備を始めるのが一般的です。
まずは受付場所の設営を行います。
受付台の設置、香典帳や筆記用具、お釣りの準備、案内の表示などを確認します。
特に香典帳は、予備を含めて十分に用意し、ボールペンがすべて書けるかどうかも確認しておきましょう。
お釣りは、小銭だけでなく千円札も多めに用意しておくと安心です。
また、遺族から参列者のリストを受け取り、弔問客の氏名や関係性を事前に把握しておくことも重要です。
これにより、スムーズな記帳案内や、故人との関係性を踏まえた適切な言葉遣いにつながります。
受付担当者同士で役割分担や連携方法を確認し、緊急時の連絡手段なども共有しておきます。
葬儀社スタッフの方と簡単な打ち合わせを行い、当日の流れや注意点、遺族の意向などを確認することも非常に役立ちます。
私が経験した葬儀で、事前にリストを確認しておいたおかげで、遠方から来られた親戚の方をすぐに認識し、特別な配慮ができたことがありました。
事前の準備は、その後のスムーズな対応に直結します。
事前に遺族に確認しておきたい点として、香典を辞退されているか、特定の参列者への伝言があるか、お手伝いの方の控え室の場所などがあります。
これらの情報を把握しておくことで、当日のイレギュラーな事態にも慌てず対応できます。
実際の受付対応：声かけから記帳、案内まで
参列者が到着し始めたら、いよいよ受付業務の開始です。
まずは参列者に一礼し、「この度はご愁傷様でございます」など、お悔やみの言葉を述べます。
香典を受け取る際は、先述の通り両手で丁寧に受け取り、お礼を伝えます。
次に香典帳への記帳をお願いします。
記帳台へ案内し、「恐れ入りますが、こちらにご記帳をお願いいたします」と声をかけます。
記帳が終わったら、式場への案内をします。
「式場はあちらでございます」と、指先で方向を示しながら案内します。
クロークがある場合は、荷物を預かる場所を案内します。
もし弔電を預かっている場合は、参列者にその旨を伝え、必要に応じてメッセージを伝えることもあります。
受付業務は、参列者の流れに合わせて臨機応変に対応する必要があります。
特に開式直前は混雑しやすいため、焦らず、一人ひとりに丁寧に対応することを心がけましょう。
記帳に時間がかかっている方には、少しお待ちいただくようお願いしたり、別の記帳台へ案内したりといった対応も必要になります。
常に落ち着いて、笑顔は控えめに、真摯な態度で参列者と向き合うことが大切です。
参列者の中には、初めて葬儀に参列する方や、高齢で不安を感じている方もいらっしゃいます。
そういった方々には、より丁寧に、分かりやすい言葉で案内することが求められます。
例えば、「お手荷物はあちらでお預かりできます」「お席は自由席となっております」など、具体的な案内を心がけましょう。
スムーズな受付のために知っておきたい注意点
葬儀の受付業務は、
