大切なご家族やご友人の葬儀で、受付係を頼まれたとき、「どうすればいいんだろう」「失礼があってはいけない」と、不安を感じる方も多いのではないでしょうか。
特に、葬儀の受付係は初めてという方にとっては、その役割や具体的な流れが分からず、戸惑ってしまうのも無理はありません。
葬儀における受付は、故人様とご遺族にとって、会葬者の方々が故人様への最後のお別れをするための大切な入り口です。
この重要な役割を任されたからには、失礼なく、スムーズに対応したいですよね。
この記事では、初めてでも安心！葬式受付係の具体的なやり方を、準備から当日の流れ、よくある疑問への対応まで、分かりやすく丁寧にご説明します。
この記事を最後までお読みいただければ、きっと自信を持って受付係を務めることができるはずです。
葬式受付係を頼まれたら？心構えと役割
葬儀の受付係は、会葬者の方々を最初にお迎えする重要な役割を担います。
喪主様やご遺族は、葬儀の準備や進行で大変忙しくされているため、受付係がしっかりと会葬者の対応をすることで、ご遺族の負担を大きく減らすことができます。
受付係を依頼されたということは、ご遺族から信頼されている証でもあります。
その信頼に応えるためにも、事前にしっかりと準備をし、当日は心を込めて務めることが大切です。
受付係はただ香典を受け取るだけでなく、会葬者の方々への感謝の気持ちを伝える最初の窓口となります。
丁寧な言葉遣いや振る舞いを心がけ、故人様を偲びに来られた方々が、穏やかな気持ちで葬儀に参列できるようサポートすることが求められます。
受付係の依頼を受けたら最初に確認すること
葬儀の受付係を依頼されたら、まずは落ち着いて、いくつか確認しておきたい大切なことがあります。
最初に確認すべきは、葬儀の日時と場所です。
これは当然のことですが、間違いがないようにしっかりとメモしておきましょう。
次に、受付係の具体的な役割分担です。
一般的に、受付係は複数人で担当することが多いです。
誰と一緒に行うのか、また、香典を受け取る係、記帳を案内する係など、どのような役割分担がされているのかを確認しておくと、当日の動きがスムーズになります。
ご遺族や喪主の方に、参列者の人数目安や、香典を辞退されているかどうかといった、葬儀に関する基本的な情報を聞いておくことも非常に役立ちます。
特に、近年増えている家族葬など、葬儀の形式によって受付の対応が異なる場合がありますので、どのような形式の葬儀なのかも確認しておくと良いでしょう。
また、受付係を務める上での服装や持ち物に関する特別な指示がないかも、事前に確認しておくと安心です。
例えば、特定の色のネクタイを避ける、肌の露出を控えるなど、ご遺族の意向がある場合もあります。
これらの情報を事前に確認しておくことで、当日の不安を減らし、落ち着いて受付係を務める準備ができます。
確認した内容は、後で見返せるように控えておきましょう。
受付係の重要な役割と責任
葬儀の受付係は、単に香典を受け取るだけではなく、非常に多岐にわたる重要な役割を担っています。
まず、最も基本的な役割は、会葬者の方々を丁寧にお迎えし、お悔やみの言葉を交わすことです。
会葬者は悲しみの中で来られていますので、温かく、かつ礼儀正しく対応することが求められます。
次に、香典や供物を受け取り、管理することです。
お預かりした香典は非常に大切なものですので、金額を確認したり、誤って紛失したりしないよう、厳重に管理する責任があります。
また、会葬者名簿への記帳を案内し、スムーズな流れを作ることも重要な役割です。
会葬者がスムーズに記帳できるよう、筆記用具の準備や記帳台の整理整頓も行います。
さらに、会場の案内や、お手洗いなどの場所を聞かれた際に適切に答えることも、受付係の役目です。
参列者が迷うことなく、スムーズに移動できるよう、案内表示の確認などもしておくと良いでしょう。
葬儀という限られた時間の中で、多くの会葬者を滞りなく式場へ誘導するためには、受付係のスムーズな対応が不可欠です。
ご遺族が安心して故人様を見送れるよう、受付係がしっかりとサポートする。
受付係は、ご遺族の負担を軽減し、葬儀全体が円滑に進むための要となる存在なのです。
そのため、責任感を持ち、一つ一つの業務を丁寧に行うことが非常に重要になります。
当日までに準備しておきたいこと
葬儀当日に慌てないためにも、受付係として事前に準備しておきたいことはいくつかあります。
まず、最も大切な準備の一つは、受付係として適切な服装を確認し、準備することです。
一般的には、男性はブラックスーツ、女性は黒のアンサンブルやワンピースなどが基本ですが、葬儀の形式やご遺族の意向によって異なる場合もあります。
事前に確認しておきましょう。
また、靴やバッグ、アクセサリーなども、派手なものは避け、地味なものを選ぶのがマナーです。
次に、筆記用具やメモ帳など、個人的に必要な持ち物の準備です。
受付で使う筆記用具は用意されていることが多いですが、念のため黒のボールペンなどを一本持っておくと安心です。
また、確認事項や伝達事項をメモするための小さなメモ帳もあると便利です。
さらに、数珠や袱紗といった葬儀に参列する際に必要な小物も、受付係としてではなく、一会葬者として持参するのが一般的です。
これらは忘れずに準備しておきましょう。
可能であれば、一緒に受付を務める方と事前に連絡を取り合い、当日の集合時間や役割分担について簡単に打ち合わせをしておくと、当日スムーズに連携できます。
葬儀場の場所や、公共交通機関を利用する場合のアクセス方法なども事前に調べておくと、遅刻する心配がありません。
これらの準備をしっかりと行うことで、当日の朝に慌てることなく、落ち着いて受付係の役割に臨むことができます。
葬式受付係の当日の流れと具体的な手順
葬儀当日の受付係の仕事は、受付が開始される前から始まります。
会葬者が来られる時間に合わせて、受付の準備を整え、滞りなく対応を進めていくことが重要です。
当日の流れを事前に把握しておくことで、次に何をすべきかが明確になり、落ち着いて対応できるようになります。
受付開始前の準備から始まり、会葬者への対応、香典の受け取りと記帳、そして受付終了後の引き継ぎまで、それぞれの段階で具体的な手順があります。
これらの手順を一つ一つ丁寧に行うことが、スムーズな受付業務につながります。
特に、初めて受付係を務める方にとっては、当日の流れをイメージしておくことが、不安を和らげる上で非常に有効です。
それぞれのステップでどのようなことに注意すれば良いのかを具体的に見ていきましょう。
受付開始前の準備と確認
受付開始時間の少なくとも30分前、できれば1時間前には会場に到着し、受付の準備に取りかかりましょう。
まず、受付場所を確認し、名簿、筆記用具（黒のボールペンや万年筆）、香典盆、お礼状や会葬御礼品、釣り銭などが揃っているか確認します。
これらの物品は葬儀社が準備していることがほとんどですが、不足がないか、使いやすい場所に置かれているかなどをチェックします。
特に、筆記用具は多めに用意されているか確認し、インクが出るかなども試しておくと良いでしょう。
香典盆は、会葬者から香典を受け取る際に使用するもので、受付台の上に置いておきます。
また、香典を一時的に保管するための箱や袋なども用意されているか確認し、安全な場所に置きます。
釣り銭は、香典返しなどで当日渡す場合に必要となることがあります。
どのくらいの金額が必要か、ご遺族や葬儀社に確認しておきましょう。
受付担当者同士で、最終的な役割分担や、ご遺族から伝えられている特別な指示（例：特定の会葬者への対応、香典辞退の場合の案内方法など）を共有します。
会葬者への声かけの仕方や、記帳台への誘導方法についても簡単な打ち合わせをしておくと、対応にばらつきがなくなります。
受付台の周りを整理整頓し、会葬者がスムーズに記帳や香典を渡せるようにスペースを確保することも大切な準備です。
これらの準備をしっかりと行うことで、受付開始時刻を迎えた際に、慌てることなく会葬者をお迎えする体制を整えることができます。
会葬者への対応と挨拶
会葬者の方が受付にいらっしゃったら、まずは丁寧な挨拶でお迎えします。
この際の挨拶は、「この度はご愁傷様でございます」や「心よりお悔やみ申し上げます」といった、お悔やみの言葉が適切です。
悲しみに寄り添う気持ちを込めて、落ち着いたトーンで伝えましょう。
会葬者の方が香典を差し出されたら、両手で丁重に受け取ります。
このとき、「恐れ入ります」や「ありがとうございます」といった言葉を添えると丁寧です。
香典を受け取ったら、すぐに記帳台へ案内します。
「恐れ入りますが、こちらにご記帳をお願いいたします」などと声をかけます。
会葬者の方が記帳されている間は、静かに待ち、何か困っている様子があれば、「何かお手伝いできることはございますか？」などと声をかけます。
記帳が終わられたら、「ありがとうございました」と感謝を伝え、必要であれば会葬御礼品やお礼状をお渡しします。
この際も、「どうぞお受け取りください」など、丁寧な言葉遣いを心がけます。
続けて、焼香場所や待合室など、式場内の案内をします。
「焼香はあちらでございます」や「待合室はこちらになります」など、分かりやすく案内しましょう。
会葬者一人ひとりに対して、心を込めて対応することが大切です。
もし、会葬者の方が故人様との思い出などを話し始められた場合は、短く相槌を打つ程度に留め、長話にならないように注意が必要です。
受付業務を円滑に進めるためにも、個別の対応に時間をかけすぎないように配慮します。
しかし、だからといって事務的な対応になるのではなく、常に丁寧な言葉遣いと柔らかな表情を心がけ、会葬者の方々が故人様を偲ぶ時間を大切にできるようサポートしましょう。
香典の受け取り方と記帳のポイント
香典の受け取り方と記帳は、受付業務の中でも特に重要な部分です。
会葬者から香典を差し出されたら、まず両手で受け取ります。
この時、香典袋の表書き（御霊前、御仏前など）を軽く確認し、お悔やみの言葉とともに「恐れ入ります」と感謝の気持ちを伝えます。
受け取った香典は、すぐに香典盆に置くか、一時保管用の箱に入れます。
香典袋に書かれている名前と、記帳していただく名前が一致しているかを確認するため、香典を受け取ったら、会葬者の方に記帳をお願いする際に、「恐れ入りますが、お名前とご住所のご記帳をお願いいたします」と丁寧にお声がけします。
記帳は、用意された会葬者名簿に行います。
名簿には、氏名、住所、電話番号などを記入していただくのが一般的です。
会葬者の方が記帳しやすいように、記帳台の上には筆記用具が複数用意されているか確認し、書きやすい状態に整えておきましょう。
連名で香典を包まれた方の場合、代表者の方に記帳していただき、氏名欄に連名であることが分かるように記入していただくか、別に用意された連名用の用紙に記入していただくよう案内します。
代理で参列された方の場合は、会葬者名簿には代理で来られた方の氏名を記入していただき、香典袋の氏名の下に「代」と書き添えられているか確認します。
もし、香典袋に何も書かれていない場合は、代理であることを確認し、香典袋にその旨を書き添えるか、名簿に代理で来られた方の氏名と、誰の代理か（例：〇〇様（夫）代）を記入していただくよう案内します。
香典を受け取る際は、袱紗から出して渡されるのが丁寧なマナーですが、そのまま渡された場合でも失礼にはあたりません。
受け取った香典は、後で金額を確認し、名簿と照合する作業がありますので、受け取った順に整理しておくなど、後の作業がしやすいように配慮すると良いでしょう。
香典辞退のご遺族の意向がある場合は、香典を受け取らず、「お気持ちだけ頂戴いたします」などと丁寧にお断りし、記帳のみをお願いします。
受付終了後の作業と引き継ぎ
葬儀の開式時間が近づき、会葬者の受付が一段落したら、受付終了後の作業に移ります。
受付係の最後の重要な仕事は、お預かりした香典と会葬者名簿を正確に整理し、喪主様または葬儀社の担当者へ間違いなく引き継ぐことです。
まず、受付で受け取った香典を、名簿に記帳された方と照合しながら確認します。
可能であれば、複数人で確認作業を行うと、間違いを防ぐことができます。
香典袋の数を数え、可能であれば金額も確認し、名簿にチェックを入れるなどして、誰からいくらいただいたかを記録します。
この時、名簿に記帳されているのに香典がない、あるいは香典があるのに名簿に記帳がない、といった不一致がないか慎重に確認します。
不一致が見つかった場合は、覚えている範囲で誰の香典かなどを確認し、どうしても分からない場合は、その旨を正直にご遺族や葬儀社に報告します。
香典と名簿の確認・整理が終わったら、これらをまとめて、喪主様または葬儀社の担当者に引き継ぎます。
引き継ぎの際には、香典の総額（金額を確認した場合）、香典の数、会葬者の人数（名簿に記帳された人数）などを明確に報告します。
また、香典辞退された方の対応や、何か特別な出来事があった場合なども、漏れなく伝えることが重要です。
引き継ぎは、口頭だけでなく、簡単なメモを作成して渡すと、より正確に情報が伝わります。
例えば、「香典〇個、記帳者〇名です。
〇〇様よりお預かりした香典の金額は△△円でした」などと具体的に伝えます。
引き継ぎが完了するまでが、受付係の責任範囲です。
引き継ぎが終わった後、ご遺族や葬儀社からお礼の言葉をいただくこともあるでしょう。
その際は、「とんでもございません」「微力ながらお手伝いさせていただきました」などと、謙虚に答えるのが一般的です。
葬式受付係で迷わない！よくある疑問と対応
初めて葬儀の受付係を頼まれた方が抱く疑問は多岐にわたります。
服装はどうすれば良いのか、何を持っていけば良いのかといった基本的なことから、香典辞退の場合の対応や、連名でいただいた香典の記帳方法など、実際に受付業務を行う上で直面する可能性のある具体的な場面に関する疑問まで様々です。
これらの疑問に対して、事前に正しい知識を持っておくことで、当日迷うことなく、自信を持って対応できるようになります。
ここでは、葬儀の受付係を務めるにあたって、多くの人が疑問に思うであろう点を取り上げ、それぞれについて具体的な対応方法を解説します。
これらの情報を知っておけば、どのような状況にも落ち着いて対処できるようになり、初めての受付係も安心して務めることができるでしょう。
受付係の服装や持ち物について
葬儀の受付係を務める際の服装は、会葬者として参列する場合と同様に、喪服を着用するのが基本マナーです。
男性はブラックスーツに白無地のワイシャツ、黒無地のネクタイと靴下、黒の革靴を合わせます。
ネクタイピンやポケットチーフはつけません。
女性は黒のアンサンブルやワンピース、スーツなどが適切です。
肌の露出は控えめにし、ストッキングは黒色を着用します。
靴は黒のパンプスなど、飾りのないシンプルなものを選びましょう。
バッグも黒で光沢のないシンプルなものが望ましいです。
アクセサリーは結婚指輪以外は原則として外し、つける場合はパールのネックレスやイヤリングなど、控えめなものを選びます。
髪型は清潔感があり、顔にかからないようにまとめるのが良いでしょう。
メイクもナチュラルに仕上げ、派手な色使いは避けます。
持ち物としては、まず黒のボールペンを一本持っておくと安心です。
会場に用意されている筆記用具が使い慣れない場合や、予備として役立ちます。
また、小さなメモ帳もあると、急な伝達事項などを控えるのに便利です。
受付係としてではなく、一参列者として、数珠や袱紗も忘れずに持参しましょう。
これらは受付業務中に使用するものではありませんが、焼香時などに必要となります。
その他、夏場であれば扇子や汗拭きシート、冬場であればカイロなど、季節に応じた体調管理のための小物を準備するのも良いですが、いずれも控えめで目立たないものを選びます。
ハンカチは必需品です。
涙を拭いたり、手を拭いたりする際に使用します。
これらの服装と持ち物を適切に準備することで、失礼なく、かつ安心して受付係の役割を務めることができます。
困った時の対処法（香典辞退、連名など）
受付業務中に予期せぬ事態や判断に迷う場面に遭遇することがあります。
事前に対応方法を知っておけば、慌てずに落ち着いて対処できます。
最も多いのが、ご遺族が香典を辞退されている場合の対応です。
この場合は、香典を受け取らず、「お気持ちだけ頂戴いたします。
恐れ入りますが、香典は辞退させていただいております」などと、丁寧にお断りします。
会葬者の方が「それでも」と強くおっしゃる場合でも、原則として受け取らず、ご遺族の意向を丁寧に伝えます。
次に、連名で香典をいただいた場合の記帳です。
先述の通り、代表者の方に記帳していただき、連名であることが分かるようにするか、連名用の用紙に記入していただくよう案内します。
例えば、「〇〇（代表者名）他〇名」と記入していただくか、「恐れ入りますが、連名でいらっしゃいますか？でしたら、こちらの用紙にお名前をご記入いただけますでしょうか」などと案内します。
代理で参列された方への対応もよくあるケースです。
この場合は、代理で来られた方の氏名を記帳していただき、香典袋や名簿に誰の代理であるかを明確に書き添えます。
例えば、「〇〇様（夫）代」のように記入します。
受付業務中に判断に迷うことや、分からないことが出てきた場合は、一人で抱え込まず、一緒に受付を務めている他の担当者や、葬儀社のスタッフにすぐに相談することが非常に重要です。
葬儀社のスタッフは葬儀に関する専門家ですから、適切なアドバイスや指示を得られます。
「恐れ入りますが、こちらについて確認させていただけますでしょうか」などと声をかけ、状況を説明し、指示を仰ぎましょう。
困った時に誰に相談すれば良いか、事前に確認しておくと安心です。
これらの対処法を知っておくことで、イレギュラーな状況にも冷静に対応し、スムーズな受付業務を維持することができます。
葬儀後の対応とお礼について
葬儀の受付業務が無事に終了し、引き継ぎも完了したら、受付係としての大きな役割は終わりです。
しかし、葬儀後にもいくつか確認しておきたい点や、マナーとして行っておきたいことがあります。
まず、受付業務を終えたら、喪主様またはご遺族の方にご挨拶をし、無事に受付業務を終えたことを報告します。
この際、「本日は微力ながらお手伝いさせていただき、ありがとうございました」などと、丁寧にお礼の言葉を伝えましょう。
ご遺族からは、「大変助かりました」「ありがとうございました」といった感謝の言葉をいただくことが多いです。
その際は、「とんでもございません」などと謙虚に答えるのが良いでしょう。
受付係を務めた方々へのお礼は、ご遺族から後日行われるのが一般的です。
お礼の方法としては、現金や商品券、品物などが渡されることが多いようです。
お礼を受け取る際は、「恐れ入ります」「ありがとうございます」と感謝の気持ちを伝え、丁重に受け取ります。
もし、お礼を辞退したい場合は、「お気持ちだけで十分でございます」と丁寧に伝えますが、ご遺族の厚意ですので、無理に辞退する必要はありません。
また、一緒に受付係を務めた方々とも、「お疲れ様でした」「ありがとうございました」と労をねぎらい合うと良いでしょう。
受付業務は一人で行うものではなく、チームワークが大切ですから、協力してくれた方々への感謝
